Negócios, Internet, Multinível e Dinheiro – Paulo Páscoa

Uma das questões que mais surge a todos nós, prende-se com a eficaz gestão do tempo.

Vamos tirar alguns mitos da cabeça das pessoas.

O primeiro deles é que para gerir o nosso tempo é necessário um conjunto de ferramentas bastante complexas.

Ora senão, veja o que cai nesta categoria:

- Outlook
- Agendas Electrónicas
- Filofax
- Listas de todo’s
- Caixas de entrada e saída de assuntos

Enfim, a lista poderia prolongar-se indefinidamente.

Antes de pensar qual é a forma ideal de gerir o Vosso tempo temos de parar um pouco, pensar e colocarmo-nos a seguinte questão:

“Para que é que eu quero mais tempo?”

Muitas vezes as pessoas dizem: “Gostava que o dia tivesse o dobro das horas”.

Ao que normalmente respondo:

“E tem, basta que não durma!”

Embora em tom de brincadeira, esta questão é pertinente.

Se queremos tempo a mais para trabalhar mais, o que é que acha que vai acontecer no nosso cérebro?

Claro.

Vai mandar-nos dar uma curva e com toda a razão.

Em primeiro lugar é preciso gerar dentro de nós a congruência em relação ao que queremos para o nosso tempo extra.

Pare um pouco para pensar.

Quero o meu tempo extra para:

- Estar com a minha família
- Ler um livro
- Ir ao cinema
- Passear
- Jogar à bola
- Ir ao ginásio
- Namorar

O que é comum em todos estes tópicos?

Acertou.

O facto de não tocar sequer em trabalho.

Para nós, a forma de se motivar a gerir melhor o seu tempo é, de facto, arranjar uma boa razão para gastar o tempo que normalmente desperdiça.

Depois de ter isto definido, pense então qual é a melhor ferramenta para si para gerir o tempo.

Nem todas as pessoas são iguais.

O que funciona para si, não funciona para o seu colega.

Aqui no nosso entender não é possível uma ferramenta para todas as pessoas.

Temos de experimentar e testar qual delas é a mais eficaz para cada um de nós.

O que importa é que tenhamos um sistema.

Seja uma folha de cálculo, seja uma agenda, seja até um bloco de notas com uma lista de coisas a fazer, desde que resulte para si, é a solução ideal.

Depois de a ferramenta encontrada, vamos focar-nos no método.

Em primeiro lugar, para nós gestão de tempo faz-se à semana ou ao mês.

Dia a dia, salvo raras excepções, não é viável.

Concentre-se na 2ª feira de manhã em planear a sua agenda.

Faça uma lista das coisas mais importantes que tem para esta semana e aloque na sua agenda blocos de tempo para as fazer.

Repare que eu disse importantes. Não disse urgentes!

Depois é ter um pouco de flexibilidade, mas tentar manter a agenda conforme a planeamos.

Foque-se em categorizar as actividades que lhe surgem em 4 categorias:

UI – Urgentes e Importantes

Estas temos mesmo de lhes dar prioridade.

NUI – Não urgentes nem importantes

Estas são para deixar para outras núpcias.

Até aqui é fácil. O problema surge com as duas categorias que se seguem:

I – Importantes

Estas deveriam ser as tarefas com mais importância na nossa agenda.

São aquelas que não têm uma urgência extrema, mas a sua importância faz toda a diferença no sucesso nas nossas vidas.

Questões como planeamento, formação, estratégia, até mesmo parar, pensar e reflectir, deveriam estar no topo da nossa agenda.

Mas de alguma forma, devido às tarefas que vêm a seguir, acabam sempre por ficar para segundo plano.

U – Urgentes

Finalmente chegamos às mais problemáticas.

As famosas “urgentes”.

Uma das questões que eu normalmente ponho às pessoas é:

“É urgente para quem?”

Para o colega que pede o relatório, mas depois só o usa daqui a uma semana?